末次会议

末次会议

末次会议是现场审核的结论性会议，通常在审核组完成了现场审核活动、获得了审核发现并作出了审核结论之后进行。

为确保末次会议的顺利有效召开，末次会议前的准备工作应充分，如：审核组开具的不符合报告及对受审核方质量管理体系的汇总分析评价应全面、准确、工作、客观，并达成共识；应与受审核方进行良好的沟通，澄清疑问并解决所有分歧。

末次会议由审核组长主持，参加会议的人员应包括审核组的全体成员和受审核方管理者，需要时还可包括认证机构和其他方面的代表。

末次会议通常在受审核方所在地召开，时间一般不超过1小时。通常，与会人员需签到，审核组应做好并保持会议记录(包括人员签到记录)。

末次会议是正式的会议，应保持正规、严谨和谐和融洽的气氛。

末次会议通常可以包括以下几个方面的内容(各认证机构在具体做法上可能大同小异，有些内容可根据实际情况适当简化)：

1. 感谢受审核方的配合和支持

审核组长宣布末次会议开始后，应首先代表审核组感谢受审核方的配合和支持，使审核工作能顺利完成。

2. 重申审核的目的、准则和范围

在末次会议上重申审核的目的、准则和范围是十分必要的。一方面是因为尽管审核计划上和首次会议时均说明了审核的目的、准则和范围，但参加末次会议的人员未必都了解这些信息，通过重申这些信息向受审核方及其它与会人员表明，审核组的审核过程始终是遵循审核的目的、准则和约定的审核范围实施的。另一方面，在现场审核时，可能由于种种原因导致审核的目的和范围发生了改变，审核组长应说明改变的原因，申明改变之后的审核目的和范围，并得到受审核方的确认。

3. 提出审核发现

审核组长用总体说明审核的大概情况，宣布审核发现(包括符合的和不符合的)，肯定受审核方质量管理体系的优势，指出薄弱环节和主要问题。不符合报告可由审核组组长指派审核组成员宣读，审核组成员可以相对内容作出必要的解释和说明。对受审核方不理解或有疑问的内容进行解释和澄清，以使受审核方理解和认同。如果受审核方对审核发现有不同的意见，双方应进行讨论和澄清，尽量解决分歧达成共识；如果未能解决，审核组应记录所有的意见。

4. 宣布审核结论

审核组长宣布本次审核的结论。审核组长可就审核结论作出适当解释，并说明审核组作出的审核结论只是向认证机构提出的推荐性结论，最终的结论由认证机构批准。

如果受审核方对审核结论有不同意见，双方应进行讨论和澄清，尽量解决分歧达成共识；如果未能解决，审核组应记录所有的意见。

5. 必要时，说明可能降低审核结论可信程度的情况

由于审核是抽样检查的过程，且在审核中可能会出现一些异常或特殊情况，这些都有可能降低审核结论的可信程度，必要时，审核组长应对这些情况作出说明。

例如：说明抽样的局限性，审核是一种抽样检查的活动，存在一定的局限性和风险性，在审核中发现不符合项的部门/过程未必是出现问题的唯一部门/过程，没有发现不符合项的部门/过程未必不存在问题，而审核组只是依据获取的样本提出的审核发现、作出的审核结论。审核组长还应说明，尽管抽样存在一定的风险和局限，但审核组在审核过程是抽取了足够的样本并尽量做到了抽样的代表性，从而保证审核发现和审核结论的公正、客观和准确。又如：在审核中获取的信息不真实或未能获取某些活动和过程的充分证据等情况，也会影响到审核结论的可信程度。

6. 适当时，讨论纠正和预防措施的时间表

当审核组提出了不符合项时，双方可就纠正和预防措施的时间安排(包括提交纠正和预防措施计划时间和完成纠正和预防措施的时限)进行讨论并达成一致意见。审核组长还可说明对纠正和预防措施有效性进行验证的方式。

7. 适用时，其他需要说明的内容，例如：针对受审核方质量管理体系中存在的潜在问题指出受审核方的改进方向、重申保密承诺、获证后的监督要求等。

8. 需要时，请受审核方高层管理者代表做简短致辞。

9. 再次感谢受审核方的合作，宣布末次会议结束。